DESCRIPTION D’EMPLOI
Identification de l’emploi
Titre de l’emploi : Contrôleur
Division : Administration
Service : Administration et Finances
Statut : Permanent à temps complet (35h/semaine)
Supérieur immédiat : Directeur associé, Administration et finances
Période d’affichage : Du 28 février au 15 mars 2020
Entrée en poste : mai 2020
Sommaire de l’emploi
Le Centre Canadien d'Architecture est une institution qui contribue au contenu culturel de notre époque, et qui repose sur l’idée que l’architecture est d’intérêt public. Ses équipes curatoriales travaillent constamment à développer et produire de nouvelles recherches, des expositions provocatrices, des publications critiques, et à constituer une collection qui renforce tous ces objectifs, contribuant ainsi globalement au débat actuel autour de l’architecture.
Ayant une excellente compréhension des enjeux et de la vision curatoriale de l’institution, le titulaire bâtira une relation de confiance avec les gestionnaires et les accompagnera dans leur prise de décisions en participant activement aux rencontres opérationnelles.
Travaillant en étroite collaboration avec les directeurs associés de toutes les divisions, le titulaire du poste apportera avec proactivité et créativité une expertise en gestion des finances dans un objectif de maintenir l’équilibre budgétaire et d’agir comme personne-ressource auprès de l’ensemble de l’institution. Il/elle devra être un porte-parole influent des meilleures pratiques en ce qui concerne la création de budgets, leur suivi et le processus de reddition de comptes. Le titulaire doit posséder une aptitude innée pour inspirer, créer l'élan et obtenir une collaboration productive à travers toutes les divisions.
Les responsabilités de cet emploi sont de concevoir, analyser, évaluer et fournir les données financières et les analyses dans le but d’aider à la prise de décision. Le titulaire participe activement aux travaux menant à l’élaboration des budgets et de leur respect.
Principales responsabilités de l’emploi
Budget annuel de fonctionnement et de projets
• Élaborer, avec le directeur associé Administration, la stratégie budgétaire annuelle et pluriannuelle et en assurer la compréhension et le déploiement auprès des autres directeurs associés
• Coordonner, analyser et produire les documents de présentation du processus budgétaire, ainsi que les politiques s’y rattachant
• Préparer le budget annuel intégré et les projections financières des revenus et des dépenses
• Assurer l’optimisation des systèmes financiers en place et le développement d’outils de gestion pour supporter le processus budgétaire et de suivi
• Conseiller les gestionnaires dans l’établissement de leur budget (division, projets, maintien d’actifs) et les assister au niveau des suivis par la production de rapports de gestion adéquats
Comptabilité, placements et paie
• Assurer le respect des normes comptables canadiennes pour les organismes à but non lucratif et voir à leur application
• Maintenir la performance des outils financiers à travers une saine gouvernance des systèmes comptables
• Élaborer et maintenir des systèmes de contrôles internes efficaces et conseiller les gestionnaires sur leur application ou interprétation
• Préparer et analyser les états financiers mensuels et annuels; développer les indicateurs de performance et tableaux de bord pour faciliter la prise de décision
• Travailler en collaboration avec les directeurs associés pour favoriser l’alignement des outils et formats financiers avec la vision curatoriale de l’institution
• Gérer les fonds et les placements de l’institution en agissant à titre de personne-ressource auprès des institutions financières et du gestionnaire de fonds externe
• Préparer le dossier d’audit de fin d’année pour le vérificateur externe
• Superviser et coordonner les fonctions reliées à la paie et assurer une vigilance sur le contrôle de la masse salariale avec le budget annuel des salaires
Régime de retraite
• Agir comme représentant de l’employeur au Comité de retraite
• Gérer et contrôler toutes les activités comptables en lien avec le régime de retraite et le dossier annuel de fin d’année pour l’audit ainsi que les rapports et déclarations
Administration générale et inventaire
• Superviser le personnel de son service; assurer leur engagement et compréhension envers la vision curatoriale tout en favorisant leur développement professionnel et leur intégration au sein de l’institution
• Gérer et négocier les contrats d’assurance et les baux externes pour les espaces d’entreposage
• Participer à la négociation des contrats d’achat et de services des équipements de bureau, de courrier, de messagerie et de papeterie
• Coordonner le processus et la vérification de l’inventaire de la librairie
• Assurer le respect de la politique d’aliénation d’actifs en vigueur
Qualifications requises pour l’emploi
• Titre professionnel : Baccalauréat en comptabilité financière; titre de CPA en règle
• Études ou expérience en comptabilité, analyse financière, comptabilité analytique, gestion d'organismes culturels ou de bienfaisance, un atout
• Nombre d’années d’expérience pertinente requises : 7 à 10 ans dans la gestion d’un service comptable
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit; capacité à rédiger et à réviser des documents
• Connaissances approfondies de logiciels comptables, NAV un atout
• Posséder d’excellentes aptitudes pour travailler avec des systèmes de comptabilité de gestion et de performance financière ainsi que pour le développement de tableaux de bord et de métriques; capacité à vulgariser l’information financière
• Style de leadership basé sur l’ouverture, le coaching, le travail en équipe, la collaboration, le respect, l’écoute active et la bienveillance avec les collègues de travail
• Être reconnu en tant que bon communicateur; grande capacité à développer des relations à l’interne et à l’externe
• Intégrité personnelle, discrétion et souci de confidentialité et faire preuve de diplomatie
• Excellent sens de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités
Ce poste comporte à la fois un volet stratégique et opérationnel important
Un test psychométrique et un test de connaissances seront administrés lors du processus de sélection
Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) par courriel à l’adresse: rh@cca.qc.ca, au plus tard le 15 mars 2020, à l’attention du Service des Ressources humaines du Centre Canadien d’Architecture, 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner
Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi. L’utilisation du genre masculin n’a pour but que d'alléger le texte et comprend le genre féminin.
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JOB DESCRIPTION
Job identification
Job Title : Controller
Division : Administration
Service: Administration and Finance
Supervisor: Associate Director, Administration and Finance
Status : Permanent, full time (35 hours/week)
Posting period: 28 February to 15 March 2020
Job entry : May 2020
Job summary
The Canadian Centre for Architecture is an institution responsive to the cultural content of our time founded on the conviction that architecture is a public concern. Its curatorial teams are constantly working to develop and produce new research, provocative exhibitions, critical publications, and to build a collection that reinforces all these objectives, thus contributing overall to the current discourse on architecture.
Having an excellent understanding of the challenges and the curatorial vision of the institution, the incumbent will build a relationship of trust with managers and support them in their decision-making by actively participating in operational meetings.
Working in close collaboration with the associate directors of all divisions, the incumbent will proactively and creatively bring financial management expertise in order to maintain a balanced budget and act as a resource person for all institution. He / she should be an influential spokesperson for best practices regarding budget creation, monitoring and the accountability process. The incumbent must have an innate ability to inspire, create momentum and achieve productive collaboration across all division.
The responsibilities of this job are to design, analyze, evaluate and provide financial data and analysis to assist in decision-making. The incumbent actively participates in the work leading to the preparation of budgets and their respect.
Key responsibilities
Annual operating and project budget
• Develops, with the Associate Director Administration, the annual and multi-year budget strategy and ensures its understanding and deployment with the other divisional Associate Directors
• Coordinates, analyzes and produces presentation documents of the budget process, as well as the related policies
• Prepares the whole annual budget and financial projections of revenues and expenses
• Ensures the optimization of the current financial systems and the development of management tools to support the budget process and monitoring
• Advises managers in establishing their budget (divisional, projects and asset maintenance) and assists them with the follow-ups with adequate management reports
Accounting, investments and payroll
• Ensures compliance with Canadian accounting standards for non-profit organizations and sees to their application
• Maintains the performance of financial tools through sound governance of accounting systems
• Develops and maintains effective internal control systems and advises managers on their application or interpretation
• Prepares and analyzes the monthly and annual financial statements; develops performance indicators and dashboards to facilitate decision-making
• Works in collaboration with the associate directors to ensure an alignment of the financial tools and formats with the curatorial vision of the institution
• Manages the institution's funds and investments by acting as a resource person with financial institutions and the external fund manager
• Prepares the end-of-year audit file for the external auditor
• Supervises and coordinates the functions related to payroll and ensures vigilant control of salary mass with annual salary budget
Pension Plan
• Acts as employer representative on the Pension Committee
• Manages and controls all accounting activities related to the pension plan and the annual end-of-year file for the audit, as well as reports and annual declarations
General administration and inventory
• Supervise the members of the staff of his/her department; ensures their commitment and understanding towards the curatorial vision while promoting their professional development and their integration within the institution
• Manages and negotiates the institution's insurance contracts and external storage lease
• Participates in the negotiation of purchase and service contracts for office equipment, mail, messaging and stationery
• Coordinates the library inventory process and verification
• Ensures compliance with the asset disposal policy in force
Required qualifications
• Education: Bachelor’s degree in financial accounting; CPA professional title in good standing
• Studies or experience in accounting, financial analysis, cost accounting, management of cultural or charity organizations an asset
• Number of years of relevant work experience: 7 to 10 in the management of an accounting department
• Excellent knowledge of spoken and written French and English; ability to write and revise documents
• In-depth knowledge of accounting software, NAV an asset
• Have excellent skills for working with management accounting and financial performance systems as well as for developing dashboards and metrics; ability to disseminate financial information
• Management style based on openness, coaching, teamwork, collaboration, respect, active listening and caring for co-workers
• Is recognized as a good communicator; great ability to develop internal and external relationships
• Integrity, diplomacy, discretion and concern for confidentiality
• Excellent sense of organization, planning and priority management
This position has both a significant strategic and operational component.
A psychometric test and a knowledge test will be administered during the selection process.
Please submit your application (resume and cover letter) by email to rh@cca.qc.ca to the attention of Human Resources of Canadian Centre for Architecture, 1920, Baile Street, Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is 15 March 2020. Only successful applicants will be contacted. Please do not call. The CCA is an equal opportunity employer.
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