Sommaire de l’emploi
Les responsabilités de cet emploi comprennent l’organisation quotidienne des activités et le suivi des dossiers du Directeur associé, Administration et Finances. Le titulaire de ce poste voit principalement à appuyer le directeur associé dans ses activités au niveau administratif, dans ses relations avec les autres directeurs associés, les chefs de services, le Conseil des fiduciaires et dans ses relations à l’extérieur du CCA. Le titulaire est responsable de coordonner l’organisation des réunions du Conseil des fiduciaires et des comités connexes et d’agir comme personne-ressource auprès des membres du Conseil pour le volet logistique (transport et hébergement).
Principales responsabilités de l’emploi
Tâches administratives
• Tenir à jour l’agenda du Directeur associé, Administration et Finances et assurer le suivi des rendez-vous, préparer la documentation requise
• Préparer divers dossiers spéciaux, de nature confidentielle, à la demande du directeur associé
• Assurer le cadre de classement des dossiers courants et des archives relatives aux projets, documents et communications du bureau du directeur associé
• Prendre, filtrer et effectuer les appels du directeur associé ainsi que répondre de façon autonome aux questions relatives aux dossiers ou projets en cours
• Planifier et gérer les réservations des voyages pour le directeur associé ainsi que pour certains invités étrangers, consultants, conservateurs, chercheurs, designers
• Préparer les réquisitions de déboursés et comptes de dépenses
Coordination des activités et des réunions du bureau du directeur associé
• Coordonner avec les intervenants les projets dans lesquels le Directeur associé, Administration et Finances est impliqué, tant au niveau des suivis, calendriers, mises à jour, présentations
• Organiser les réunions et, lorsque nécessaire, y assister et rédiger les comptes rendus
• Préparer la documentation des réunions du Conseil des fiduciaires et des comités connexes; organiser en consultation avec les différents services du CCA la tenue de ces réunions; assurer l’appui nécessaire auprès des membres du Conseil pour leurs arrangements de voyage (transport et hébergement)
• Coordonner avec chacun des services les projets et dossiers en cours
• Coordonner les questions de nature stratégique et administrative avec les bureaux des directeurs associés, et gérer les dossiers confidentiels relatifs à la planification stratégique et budgétaire et au développement organisationnel
Qualifications requises pour l’emploi
• Niveau de scolarité : DEC en secrétariat
• Nombre d’années d’expérience pertinente requises : 10 à 15 ans dans un poste de secrétariat administratif auprès d’un dirigeant de niveau supérieur
Compétences liées à l’emploi
• Très bonne connaissance du français et de l’anglais, oral et écrit; une troisième langue considérée comme un atout
• Maîtriser l’utilisation des logiciels de traitement de texte (Word, Excel, Visio et autres logiciels de la suite Office); toute autre connaissance d’applications WEB et Internet un atout
• Pouvoir gérer des situations administratives complexes et délicates avec tact, diplomatie et discrétion absolue
• Souci du détail et de la précision dans la production des documents, le classement et l’archivage
• Avoir un bon sens de l’organisation, de la gestion des priorités et du temps
Veuillez soumettre votre candidature en français et/ou en anglais avant le 16 juillet 2013 à l’attention du Service des Ressources humaines, Centre Canadien d’Architecture, 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6, courriel : rh@cca.qc.ca, télécopieur : (514) 939-7012. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner.
Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi.
