Le Conseil des arts de l’Ontario est un organisme financé par la province et relevant du ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport. Le but premier du CAO est d’octroyer des subventions aux artistes et aux organismes artistiques professionnels.
Poste syndiqué régulier à temps plein
Classification 3
Toronto
Échelle salariale : 40 056 $ -- 60 084 $
Le Conseil des arts de l'Ontario (CAO) est à la recherche d'un adjoint administratif de direction ou d'une adjointe administrative de direction, d'expérience professionnelle, qui sait traiter des dossiers à caractère confidentiel, qui fait preuve de tact, de discrétion et de professionalisme en tout temps, et qui offrira une vaste gamme de services administratifs, de services de bureau et de planification pour assurer un roulement efficace, efficient et professionnel au bureau de la direction et du conseil de direction.
Responsabilités :
- Agit comme premier remplaçant du coordonnateur ou de la coordonnatrice de direction, en l'absence du titulaire de ce poste; ce poste offre un soutien direct au directeur général et chef de la direction, ainsi qu'au conseil de direction.
- Coordonne la planification des réunions de la direction du CAO, du conseil de direction et des comités du conseil de direction; cela comprend le maintien de calendriers électroniques, la détection de conflits d'horaires, la résolution de tels conflits, le tout en déployant une combinaison de compétences de consultation, d'initiative personnelle et de bon jugement.
- Avise les participants des réunions et assiste les invités, réserve et nettoie les salles de réunion, commande et livre les repas et les rafraichissements.
- Fait les réservations de déplacement et d'hébergement.
- Fait l'entrée et le tri du courrier et prend les mesures nécessaires, au besoin.
- Répond aux invitations, aux demandes de participation à des événements spéciaux, et prépare le matériel de soutien pour ces événements.
- Maintient l'image du directeur général et chef de la direction, et du conseil d'administration, en s'assurant que toute la correspondance en attente de signature respecte des normes constantes et professionnelles.
- Prépare, photocopie, numérise, distribue et classe la correspondance, les rapports et les documents de façon opportune et efficace.
- Assure la confidentialité et un haut niveau de précision au traitement des dossiers et des renseignements à caractère protégé.
- Maintient le système de gestion des dossiers et des archives
- Prend les notes lors des réunions et distribue les procès-verbaux, prépare l'ordre du jour et les dossiers du conseil de direction, et effectue le suivi des cas selon les besoins.
- Prépare et distribue le calendrier des réunions régulières du conseil.
- Remplit et présente les demandes de remboursement de frais de dépenses, prépare les demandes d'émission de chèque et de bons d'achat.
- Répond aux demandes d'information de nature générale qui sont présentées par téléphone, par courriel ou en personne.
- Commande les fournitures
Compétences recherchées/critères de sélection clés :
- Minimum de deux ans d'expérience pertinente à fournir des services administratifs à des postes de leadership
- Expérience de gestion d'horaire d'un personnel de direction considérée comme un atout
- Expérience de préparation de documents tels ordres du jour, lettres et notes de services, et expérience de prise de notes, le tout avec précision
- Expérience de travail sur des dossiers confidentiels et de traitement de renseignements à caractère protégé
- Connaissances des systèmes pour conseils de direction et comités de direction
- Solides compétences d'organisation d'un bureau administratif, de précision, d'attention aux détails et de gestion du temps efficiente
- Aptitudes supérieures démontrées de discrétion, de jugement, de tact et de diplomatie
- Aptitudes démontrées d'analyse, de résolution de problème et de prise de décision
- Fiabilité, flexibilité et capacité de travailler sous pression de façon confiante et agréable
- Excellentes aptitudes interpersonnelles, capacité d'établir de bonnes relations de travail à l'interne et à l'externe avec divers types de personnalités
- Travaille bien de façon indépendante et en équipe
- Aptitudes d'écoute et de communication orale et écrite de niveau supérieur en anglais, bilinguisme considéré comme un atout
- Haut niveau d'expertise dans tous les aspects des pratiques et procédures de bureau modernes
- Niveau de compétence intermédiaire à expert sur MS Office, Outlook et sur les applications de base de données
- Possibilité de travailler après les heures régulières de bureau à l'occasion
- Connaissance et sensibilisation aux questions qui préoccupent le monde des arts et de la culture, et compréhension du mandat et des objectifs du CAO considérées comme un atout
Les candidats qualifiés sont invités à envoyer une lettre de présentation accompagnée d’un CV, d’ici le 20 mai 2015, par l’une des méthodes suivantes :
Par la poste : Conseil des arts de l’Ontario, Bureau des ressources humaines, DOSSIER No 04-15, 151, rue Bloor Ouest, 5e étage, Toronto (Ontario) M5S 1T6
En ligne : Formulaire de demande d’emploi en ligne (http://www.arts.on.ca/Page3436.aspx)
Les personnes ayant une limitation fonctionnelle qui nécessite des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus d’embauchage peuvent s’adresser à Nina Small par téléphone (1 800 387 0058, poste 7426) ou par courriel (nsmall@arts.on.ca).
Le Conseil des arts de l’Ontario souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et appuie sans réserve la diversité en milieu de travail. Tous les candidats compétents sont invités à présenter une demande, notamment ceux de groupes revendiquant l'équité. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais communiquerons uniquement avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.
