Sous l’autorité de la direction générale et artistique et de la direction administrative, l’adjoint.e administratif.ve voit à :
Description des tâches
Réception
- Répondre au téléphone, prendre les messages, acheminer les appels aux bons intervenants, assurer le suivi selon les besoins
- Accueillir et informer le public au bureau
- Faire la présentation de l’organisme et de la biennale
- Opérations de gestion courante de la boutique (ventes et suivi d’inventaire)
- Effectuer la distribution des catalogues
Première Ovation
- Réceptionner et s’assurer de la conformité des dossiers
- Colliger les informations dans un outil de gestion simple et efficace
- Effectuer le secrétariat lors de la tenue des jurys
- Rédiger et envoyer les lettres d’acceptation et de refus des bourses
- Préparer et faire signer les contrats de bourses
- Faire le suivi des remises et reports de rapports finaux
- Effectuer le suivi des paiements
- Participer à la rédaction des rapports annuels
- Représentation occasionnelle
- Informer les artistes et organismes désirant obtenir de l’information
Prix Videre
- Répertorié l’ensemble des expositions admissibles aux prix
- Colliger les informations dans un outil de gestion simple et efficace
Secrétariat général
- Saisie et mise en forme des documents divers (courriers, rapports) pour diffusion interne et externe
- Rédaction et révision des documents au besoin
- Mise à jour de la base de données de l’organisme
- Tenir à jour divers outils de gestion (tableaux de statistiques, répertoires divers, gestion de certaines ressources matérielles, accès au système d’alarme et dépositaire des clefs, etc.)
- Classement et archivage des documents selon les exigences de l’organisme (incluant les dépôts légaux)
- Établissement de la revue de presse de l’organisme et de la biennale
- Participation aux opérations de logistique en soutien à l’équipe de direction (lancements de livres, vernissages, voyages de la direction, recherche d’information, etc.)
- Commandes de fournitures de bureau
- Retraits et dépôts à la caisse
- Envois postaux
- Mettre à jour les processus de travail liés à ses tâches
- Autres tâches connexes
