Le Conseil des arts de l’Ontario est un organisme autonome financé par la province et relevant du ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport. Le but premier du CAO est d’octroyer des subventions aux artistes et aux organismes artistiques professionnels.
Salaire de base : 37 760 $ -- 42 480 $
Échelle salariale : 37 760 $ -- 56 640 $
Le Conseil des arts de l'Ontario (CAO) est à la recherche d'efficience supérieure pour fournir des services d'administration et de soutien au service des Communications. Ce poste sera attrayant pour une personne d'expérience en administration et de formation en communications qui souhaite acquérir une expérience directe en communications.
Principales responsabilités :
- En rapport hiérarchique avec la directrice des Communications, la personne titulaire de ce poste apporte son soutien aux opérations du service en prêtant main forte à la coordination entre les agences et fournisseurs externes d'une part, et le service des Communications d'autre part;
- Services de soutien et d'administration auprès du services des Communications, comme le maintien des systèmes de classement central, le monitorage médiatique et la revue de presse électronique, le maintien de l'inventaire des publications d'entreprise, ainsi que le téléchargement et le monitorage du calendrier du service;
- Responsable de l'administration et de la gestion des procédures financières du service des Communications, incluant la préparation, le traitement et le monitorage des demandes et des bons d'achat, de la facturation et du traitement de toute la documentation financière, pour assurer une vérification adéquate de la réception des biens et services ainsi que des paiements;
- Responsable d'organiser et de déployer des plans de distribution d'information, en consultation avec la directrice des Communications; incluant l'extraction de listes d'envoi et les multipostages envoyés par la poste, incluant les lettres et les enveloppes; l'extraction de listes d'envoi électronique et le téléchargement dans un système de distribution électronique pour les communiqués acheminés par Internet;
- Recherche, mise à jour et maintien des listes de contact professionnels, incluant les principaux intervenants;
- Compilation et maintien des listes médiatiques utilisées à des fins de communications;
- Appui ponctuel, en fonction des priorités, pour les tâches de la directrice et des coordonnateurs des Communications;
- Appui à la coordination d'événements, incluant la mise au point de listes, la création d'insignes porte-nom et d'affiches, ainsi que le monitorage des réponses (RSVP);
- Préparation des trousses médiatiques et d'événements spéciaux;
- Monitorage de l'utilisation adéquate du logo du CAO;
- Fournit un soutien occasionnel aux activités de communications en ligne, notamment la rédaction et la publication de contenus sur le site du CAO, s'implique avec les principaux intervenants sur les sites des médias sociaux, prépare et distribue des campagnes de courriels et de bulletins d'information électroniques;
- Rédaction, révision et lecture d'épreuves, à la demande des coordonnateurs et de la directrice.
Qualifications :
- Connaissances en communications acquises dans un cadre d'éducation supérieure en Communications et(ou) expérience de travail au sein d'un service de communications;
- Expérience significative pertinente et démontrée de services d'administration et de secrétariat accentuée de solides aptitudes d'organisation, d'attention aux détails et d'une connaissance approfondie des procédures de bureau;
- Excellente frappe (50 mpm) et infoculture de Microsoft Office et des bases de données;
- Compétences de rédaction, de révision et de communication verbale en anglais de niveau supérieur, de même qu'une solide maîtrise de la communication verbale et écrite en français;
- Expérience de suivi et de monitorage de budgets et des dépenses;
- Excellentes relations interpersonnelles et aptitudes de communication; doigté et discrétion;
- Capacité d'établir des relations de travail positives et efficaces à l'interne et à l'externe, à divers niveaux et auprès d'une diversité de personnalités;
- Excellentes aptitudes de coordination alliées à un esprit d'initiative de niveau élevé;
- Capacité de travailler sous tension pour respecter des dates limites et flexibilité démontrée de réorganisation des priorités et des charges de travail en fonction des besoins;
- Solide jugement pour reconnaître les demandes qui présentent un potentiel délicat ou inhabituel;
- Expérience de travail ou de soutien dans les secteurs cités considérée comme un atout : planification et coordination d'événement, production de matériel d'impression et d'autres types de matériel, relations avec les médias et les divers paliers de gouvernement;
- Expérience de gestion de profils sur les médias sociaux comme Facebook et Twitter à des fins professionnelles;
- Expérience de gestion de contenu sur les sites Web à l'aide des outils d'édition et des programmes sur le Web, ainsi que les logiciels de conception graphique, constitue un atout;
- Connaissance d'ordre général et appréciation des arts considérées comme un atout;
- Peut être appelé à assister à des événements à l'extérieur des heures normales de bureau.
Les candidats qualifiés sont invités à envoyer une lettre de présentation accompagnée d’un CV, avant le 15 novembre 2013, par l’une des méthodes suivantes :
Par la poste : Conseil des arts de l’Ontario, Bureau des ressources humaines, DOSSIER No 08-13, 151, rue Bloor Ouest, 5e étage, Toronto (Ontario) M5S 1T6
En ligne : Formulaire de demande d’emploi en ligne (http://www.arts.on.ca/Page3436.aspx)
Les personnes ayant une limitation fonctionnelle qui nécessite des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus d’embauchage peuvent s’adresser à Nina Small par téléphone (1 800 387 0058, poste 7426) ou par courriel (nsmall@arts.on.ca).
Le Conseil des arts de l’Ontario souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et appuie sans réserve la diversité en milieu de travail. Tous les candidats compétents sont invités à présenter une demande, notamment ceux de groupes revendiquant l'équité. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais communiquerons uniquement avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.
