Adjoint(e) de direction
L’École nationale de théâtre du Canada est à la recherche d’un membre clé afin de soutenir le travail de son directeur général et de son conseil d’administration. Cette personne aime relever des défis tel qu’organiser et faire concorder des horaires très chargés ; travailler à très courte comme à longue échéance ; aider à planifier les grands projets tout en étant attentif aux menus détails. Le titulaire, passionné des arts et du milieu de la formation, devra être à la fois innovant et minutieux, ceci en plus d’être reconnu pour son esprit d’équipe, son sens de l’initiative et son entregent extraordinaire.
CONTEXTE
L’ÉNT vit aujourd’hui une importante période de transformation amorcée lors de l’entrée en poste d’un nouveau directeur général en 2014. Continuellement inspirée par l’énergie et le dynamisme de ses étudiants et de la communauté artistique, l’École s’est engagée dans la mise en œuvre d’un plan stratégique qui comprend notamment la création de nouveaux programmes artistiques. C’est dans ce contexte de croissance et d’engagement renouvelé envers l’excellence que l’adjoint(e) de direction épaulera le directeur général dans la mise en œuvre de son plan d’affaires et d’une vision audacieuse, à la hauteur des ambitions de l’École.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Agissant sous la supervision du directeur général, la personne titulaire du poste assurera un soutien administratif et devra régulièrement gérer plusieurs dossiers à la fois, souvent de manière confidentielle et devra, par ses habiletés interpersonnelles, optimiser les liens entre tous les différents intervenants. La personne titulaire sera appelée à accomplir les tâches suivantes :
* Optimiser la gestion de l’agenda du directeur général;
* Participer à développer et maintenir une saine communication entre les différents intervenants;
* Assurer un soutien administratif auprès du directeur général (d.g.) et du conseil d’administration (CA).
De manière plus spécifique :
1. Gestion des activités de la direction :
o Organiser l’agenda du d.g. et s’assurer de la bonne gestion du temps de manière quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, ceci de façon proactive et en anticipant les besoins, les documents à fournir, recueillir ou sauvegarder pour consultation.
o Offrir une assistance quant à la planification et au maintien du chemin critique du temps, incluant l’identification des priorités.
o Gérer les déplacements du d.g., incluant les réservations de transport et d’hébergement.
o Gérer les notes de frais du d.g., incluant l’administration des reçus, la demande de remboursement et l’émission du chèque.
2. Agent de liaison pour faciliter les communications et les opérations :
o Identifier et prioriser les dossiers qui nécessitent la participation du d.g., compiler les renseignements ou la documentation pertinente et s’entretenir avec le d.g. à propos des sujets de discussion.
o Contribuer à entretenir et à maintenir un lien efficace entre le d.g. et le CA.
o Gérer les appels du d.g..
o Apporter un soutien au niveau du secrétariat, tel l’organisation des réunions, l’assistance et la prise de notes, la rédaction des procès-verbaux et des suivis lors des rencontres pour divers comités (comité de coordination, comité 7/30, comité B3 et comité pédagogique).
o Préparer des bilans, des documents pour les réunions, des séances d’information, des rapports et colliger des données sur des sujets précis.
o Rédiger certaines correspondances, rapports et présentations.
o Agir à titre de signataire pour les chèques émis par l’École.
o Effectuer la traduction et la correction de texte en français et en anglais.
o Agir à titre de commissaire à l’assermentation.
o Mettre à jour les listes gouvernementales (NEQ, BAZ, CAM, Desjardins, Droits et accises, etc.).
3. Secrétariat du Conseil d’administration :
o Organiser et planifier la logistique des différentes rencontres du CA.
o Planifier la rencontre estivale du CA et coordonner la préparation des événements connexes.
o Effectuer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux des réunions du CA.
o Organiser, effectuer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux des réunions des sous-comités du CA et des comités d’étude.
o Procéder à la mise à jour des registres (dossiers des administrateurs, statistiques, résolutions, etc.).
o Veiller à maintenir une saine correspondance entre les membres du CA.
o Gérer les documents du conseil, y compris les politiques de gouvernance, les mandats des comités, le suivi de la durée du mandat des membres, les outils d'autoévaluation et autres documents pertinents.
o Veiller à ce que le conseil suive les protocoles, politiques et procédures en place.
o Développer les outils de gestion en place et en proposer de nouveaux, au besoin, qui répondent aux avancées technologiques récentes.
o Archiver les documents, lorsque requis.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
• Diplôme universitaire de premier cycle;
• Expérience démontrée dans un poste similaire, preuves de succès à l’appui.
Habiletés et compétences
• Fortes habiletés organisationnelles et capacité à établir des priorités et à respecter des échéances;
• Bilinguisme écrit et oral. Excellente capacité de rédaction en français;
• Excellentes capacités relationnelles, avec une aisance certaine en français comme en anglais dans la communication avec différents partenaires (membres du conseil d’administration, employés de l’école et de l’administration publique, membres de la communauté et donateurs);
• Capacité à gérer et mener de front plusieurs projets en même temps;
• Sens aigu du service à la clientèle, discernement, diplomatie et discrétion absolue;
• Habileté à créer un lien de confiance, créativité, autonomie, rigueur, sens de l’humour, débrouillardise, dynamisme, souci du détail;
• Connaissance approfondie de la Suite Office, d’Outlook et des plateformes numériques.
Si ce poste vous intéresse, veuillez nous faire parvenir votre C.V., accompagné d’une lettre de motivation expliquant notamment ce qui fait de vous le candidat idéal, au-delà de votre expérience professionnelle, par courriel à : info@ent-nts.ca, en indiquant clairement la mention Candidature – Adjointe de direction.
