The Director of Finance and Administration (Director F & A), helps to maintain the legacy of Canadian concert music and ensures the voice of Canadian composers is heard for generations to come.
The Director F & A reports directly to the President and CEO of the CMC, who is accountable to the CMC Canada Board of Directors. The Director F & A works collaboratively with the other CMC Directors. Director F & A works closely with the administrative staff in each of the regions and the staff in the office in Toronto. The Director F & A also works with CMC Associate Composers, performers, funders and donors, and liaises with the general public in the promotion of the mandate of the CMC and its strategic priorities as determined by the CMC National Board of Directors.
The Director F & A experienced in, human resources management, financial management, grant reporting, project management and facility management, provides leadership and direction for the effective operation, staffing, financial management and future growth of the CMC.
Reporting to the President and CEO, the Director F & A will provide overall financial management including input to the financial structure and processes as well as management of payroll and human resource / personnel for the:
- Canadian Music Centre (CMC),
- CMC Facilities Corporation, and
- CMC Distribution Service
This position also acts as a senior support to the Executive Director of these corporations.
DUTIES & RESPONSIBILITIES
- Finance and Accounting
- Manages government reporting (taxes, CADAC, EHT, HST, corporate and charity returns), insurance plans (employee benefit, building and directors/officers liability) and banking documents for the CMC, CMCDS and the CMC Facilities Corporation.
- Oversees/directs all accounting functions for CMC Canada and regional offices. (Accounts payable/receivable, journals, payroll, preparing financial statements for national and regional offices, as well as consolidated statements.
- In conjunction with President and CEO, manages investment portfolios of CMC, Controls cash flow including arranging bank loans and investing surplus funds.
- Prepares operating budgets, consolidated schedules for CMC Canada office, all Regions.
- Produces and distributes financial statements for the annual audit and for CMC Canada Board of Directors’ AGM and other meetings.
- Conducts reconciliation of bank statements for the CMC Canada office, CMC Distribution Service, and CMC Facilities Corporation.
- Oversees reconciliation of bank statements for the regional offices.
- Conducts cash flow forecasts for operating and projects expenditures.
- Issues quarterly reports for the CMC including notes / comments to statements.
- Coordinates and distributes financial documentation for meetings of the Board of Directors and Finance Committee.
- Manages all audit preparation and liaison with auditor for all CMC organizations.
- Works in close relationship with the President and CEO and the CMC Treasurer in preparation of Financial Statements for the CMC bi-annual Board meetings or other transactions.
- Reviews and processes all travel expenses from CMC Canada Board and senior management.
- Oversees and ensures the collection of accounts receivable.
- Oversees dues invoicing and collection.
- Prepares annual charity return and oversees the preparation of charitable donation receipts.
- Takes an active role in the financial reporting requirements of all grants.
- Ensures all invoices are approved before payment by the appropriate department.
- Ensures appropriate internal controls are in place.
- Ensures the timely payment of all royalties to rights holders including, sales, rentals, physical sales through the website and physical and digital sales through the distributor.
- Maintains the financial policy and procedures manual.
- Administration
- Supervises and directs the activities of the reception-related, box office, and facility duties of the Circulation Manager, and Audio Archivist.
- Participates in the Oversight of the I/T network consulting teams.
- Oversees all inventory and conducts life cycle management of all equipment, computers, software applications and office furniture or fixtures etc.
- Updates and maintains office procedures and equipment, and coordinates staff training and other activities as required.
- Trains new staff in policies and procedures.
- Oversees projects as necessary (e.g. installation of new systems).
- Human Resources
- Manages payroll and benefits, and participates in recruiting and hiring CMC staff including preparing contracts and letters of agreement.
- Tracks and coordinates staff vacations and coverage during staff absences.
- Maintains the benefit program.
- Participates in updates to the personnel manual.
- Facilities Management and Operations
- Oversees the day to day operations of the CMC Canada Head Office. This involves coordinating contractors to provide grounds keeping and ongoing maintenance of the building.
- Ensure the safety, security and upkeep of the building and premises
- Responsible for booking rentals for the Chalmers House performance space. This includes contracting, invoicing, updating the space use calendar, ensuring upload to the CMC website and promotion, coordinating staffing, refreshments and catering as needed, special event permits from the AGCO.
- Undertaking general property management for CMC Chalmers House, including dealing with tenants, neighbors, contractors and cleaning and maintenance personnel, overseeing renovations and maintaining all the legal, security and insurance aspects of this property.
- Leads response to alarm instances.
- Distributes keys and building codes and maintains the alarm call list.
- Other Duties/Responsibilities
May be asked to assume responsibilities of the President and CEO in his/her absence.
Undertakes additional responsibilities as directed by the President and CEO.
JOB SPECIFICATIONS
- EDUCATION & EXPERIENCE
Post-secondary education in Accounting and Finance or related discipline is required. Accounting designation (CGA, CMA, or CA) is preferred. Several years of relevant work experience, specifically in a mid-sized charitable not-for-profit organization (5 yrs. minimum). Knowledge of Canadian Music is helpful. Excellent English verbal and writing skills. French Language capability is a definite asset.
- KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES
Must demonstrate a sound working knowledge of Simply Accounting, Outlook, Word, Excel, Windows software, database usage and general Information Technology, Internet e-commerce proficiency. A driver’s license and clean driving abstract are required.
Must have good time management skills and the ability to meet multiple deadlines under pressure. The ability to manage multiple projects and competing needs are essential. Must have ability to organize and communicate ideas in written and verbal form for a variety of audiences. Proven negotiation and contract writing skills as well as the ability to work successfully with teams are essential. Must be able to manage change effectively, with flexibility and creativity, and a focus on long-range planning.
The successful applicant must also have:
- Solid knowledge of payroll, HR and personnel benefits package management.
- Ability to work independently; manage staff, hire contractors, suppliers
- Knowledge of property management
- Knowledge of retail sales environment
- Willingness to take an all-encompassing chief financial management role
- Willing to work in an environment that involves multi-tasking and is fast-paced
- Ability to conduct regular training for CMC Regional bookkeeping staff
- LEVEL OF DIRECTION RECEIVED
The successful candidate will perform work as defined by the President and CEO. The President and CEO is apprised of activities and will contribute to the completion of administrative functions such as reviewing draft correspondence and grant applications, signing donor receipts etc. The Director of F & A must comply with all pertinent legislation and associated regulations. This may include, but is not limited to: The Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), Canada Revenue Agency Charities Directorate, Occupational Health & Safety Act, WSIB, and Employment Standards Act.
Application Process:
Interested candidates are invited to submit a resume with a list of references and salary expectations to:
Andrea Ayotte
Canadian Music Centre/Centre de musique canadienne
20 St. Joseph Street
Toronto ON M4Y 1J9
andrea.ayotte@cmccanada.org
DEADLINE: Monday November 18, 2019
We thank all applicants for the interest in the CMC. Only those chosen for an interview will be contacted. For more information, visit www.cmccanada.org
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Le directeur, Finances et Administration (le « titulaire »), aide le CMC à continuer de préserver à long terme le patrimoine que sont la musique classique canadienne et ses compositeurs.
Le titulaire relève directement du président et chef de la direction du CMC, lui-même redevable au Conseil national du CMC. Le titulaire travaille en étroite collaboration avec les autres gestionnaires du CMC, le personnel administratif de chacune des cinq régions et les employés du siège social de Toronto. Le titulaire est aussi en contact avec les compositeurs agréés du CMC, les interprètes, les donateurs et les investisseurs, et traite également avec le public pour la promotion du CMC et des priorités stratégiques déterminées par son Conseil national.
Fort de son expérience en gestion du personnel, en gestion financière, en gestion de projets, en gestion des installations et dans la préparation des rapports de subventions, le titulaire influence et dirige les opérations, la dotation, les finances et l’évolution du CMC.
Sous la gouverne du président et chef de la direction, le titulaire contrôle l’ensemble des finances du CMC, contribue aux processus financiers, et gère la paie et les ressources humaines des trois organismes suivants :
- le CMC;
- la Société de gestion des installations du CMC (« la SGICMC »); et
- le Service de distribution du CMC (« le SDCMC »).
Le titulaire est également adjoint principal au président et chef de la direction pour ces trois organismes.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Finances et comptabilité
- Gère les rapports aux gouvernements (impôts et taxes, CADAC, ISE, TVH, et déclarations d’organisme de bienfaisance), les régimes d’assurance (avantages sociaux, biens, et responsabilité civile des dirigeants), et les instruments bancaires du CMC, de la SGICMC et du SDCMC;
- Supervise/gère toute la comptabilité du CMC Canada et de ses bureaux régionaux (créditeurs, débiteurs, journal général, liste de paie, états financiers du siège social et des bureaux régionaux, et états consolidés);
- En collaboration avec le président et chef de la direction, gère le portefeuille-titres et les flux de trésorerie du CMC, négocie les prêts d’institutions financières et investit les bénéfices des placements;
- Prépare les budgets d’exploitation et les tableaux consolidés du CMC Canada et de ses bureaux régionaux;
- Prépare et communique les états financiers requis lors des vérifications annuelles et des assemblées générales annuelles du Conseil national du CMC Canada ou d’autres réunions;
- Effectue les rapprochements des relevés bancaires du siège social du CMC, de la SGICMC et du SDCMC;
- Supervise les rapprochements des relevés bancaires des bureaux régionaux;
- Prépare les prévisions de trésorerie dans le cadre des dépenses d’exploitation et de projets;
- Publie les rapports trimestriels requis par le CMC, y compris les notes et commentaires liés aux états financiers;
- Coordonne et diffuse les documents financiers requis lors des réunions du Conseil national et du comité des finances;
- Effectue les préparations nécessaires aux vérifications comptables de toutes les composantes du CMC, et agit comme point de contact pour le vérificateur;
- Collabore étroitement avec le président et chef de la direction ainsi que le trésorier du CMC à la préparation des états financiers requis lors des réunions semestrielles du Conseil national ou à d’autres fins;
- Révise et traite tous les frais de déplacement encourus par les membres du Conseil national et la haute gestion;
- Surveille et assure le recouvrement des créances;
- Supervise la facturation et le recouvrement des cotisations et des redevances;
- Prépare les déclarations annuelles d’organisme de bienfaisance et surveille la préparation des reçus officiels pour dons de bienfaisance;
- S’implique dans la communication de l’information financière liée à toutes les subventions;
- S’assure que toute facture est approuvée par le service visé avant son paiement;
- Assure l’instauration de mécanismes appropriés de contrôle interne;
- Garantit le paiement ponctuel de toutes les redevances attendues par les ayants droit, notamment au chapitre des locations ou des ventes en personne ou en ligne, directement du CMC ou indirectement d’un distributeur;
- Tient à jour le manuel des politiques et marches à suivre financières.
- Administration
- Supervise et gère les activités de réception, de billetterie et de location de salles, du gestionnaire des prêts et de l’archiviste audio;
- Supervise les consultants responsables du réseau informatique;
- Surveille l’inventaire et le cycle de vie de tout l’équipement, du parc informatique, des logiciels et du mobilier de bureau;
- Met et tient à jour les marches à suivre administratives et l’équipement, et coordonne la formation du personnel ou toute autre activité connexe;
- Donne aux nouveaux employés une formation sur les politiques et les marches à suivre;
- Supervise les projets pertinents, telle l’installation de nouveaux systèmes.
- Ressources humaines
- Gère la paie et les avantages sociaux du personnel, et s’implique dans la recherche et l’embauche d’employés, notamment en rédigeant des contrats et des lettres d’entente;
- Surveille et coordonne les congés et les disponibilités du personnel;
- Gère le programme des avantages sociaux;
- Participe à la mise à jour du manuel des employés.
- Opérations et gestion des installations
- Dirige les opérations courantes au siège social du CMC Canada, dont le travail des entrepreneurs responsables de l’entretien des bâtiments et des terrains;
- S’assure de la fiabilité, de la sécurité et de la bonne tenue des bâtiments et des terrains;
- Gère la location de la salle de spectacle de la maison Chalmers (abritant notamment le CMC) : contrats, facturation, tenue du calendrier des activités, mise à jour du site Web du CMC et diffusion publique, personnel, nourriture et boissons, permis de la CAJO;
- Coordonne la gestion immobilière de la maison Chalmers : relations avec les locataires, les voisins, les entrepreneurs et le personnel de nettoyage et d’entretien, surveillance des rénovations, et respect des exigences (juridiques, immobilières, et liées aux assurances) auxquelles la propriété est assujettie;
- Dirige les opérations en situation d’alerte;
- Gère la distribution des clés et des codes d’accès, ainsi que la liste des personnes ressources en cas d’alerte.
- Autres tâches et responsabilités
- Peut être appelé à remplacer le président et chef de la direction en son absence;
- Peut se voir confier d’autres tâches par le président et chef de la direction.
EXIGENCES LIÉES À L’EMPLOI
- Formation et expérience
Idéalement détenteur d’un titre professionnel (CGA, CMA ou CA), le titulaire doit détenir un diplôme postsecondaire en comptabilité et finances ou dans un domaine connexe, et posséder plusieurs années d’expérience pertinente (minimum de 5 ans), préférablement dans un organisme de taille moyenne, sans but lucratif et à vocation caritative. Une connaissance de la musique classique canadienne serait utile. Le titulaire doit savoir très bien s’exprimer en anglais, oralement et à l’écrit. Une connaissance du français serait un atout de taille.
- Connaissances, aptitudes et habiletés
Le titulaire doit démontrer une maîtrise des produits informatiques suivants : Simply Accounting, Outlook, Word, Excel et autres logiciels Windows, systèmes de gestion de bases de données et autres logiciels courants, et plates-formes de commerce en ligne. Le titulaire doit posséder un permis de conduire et un dossier de conduite sans tache.
Le titulaire doit posséder de bonnes aptitudes de gestion, ainsi que la capacité de respecter simultanément plusieurs échéanciers serrés. Il doit pouvoir gérer de front plusieurs projets et les exigences parfois concurrentes qui en découlent. Il doit savoir organiser et présenter ses idées à divers auditoires, que ce soit par écrit ou oralement. Négociateur chevronné et travailleur d’équipe reconnu, il doit pouvoir rédiger des contrats. Il doit aussi pouvoir s’adapter aux changements et les gérer avec succès, flexibilité et créativité, tout en privilégiant la planification à long terme.
Le titulaire doit également :
- Maîtriser les domaines de la paie, des ressources humaines et des avantages sociaux;
- Être autonome et savoir gérer du personnel, des entrepreneurs et des fournisseurs;
- Connaître la gestion immobilière et la vente au détail;
- Jouer le rôle de premier dirigeant financier du CMC;
- Aimer un milieu de travail débordant d’activités et multitâche;
- Accepter de former périodiquement le personnel comptable des bureaux régionaux du CMC.
- Rapport avec ses supérieurs
Le titulaire accomplira les tâches que lui confiera le président et chef de la direction et l’en tiendra informé. Le président et chef de la direction s’impliquera dans certaines tâches administratives : révision de la correspondance de nature administrative et des demandes de subventions, signature des reçus envoyés aux donateurs, etc. Le titulaire doit se conformer aux exigences juridiques et réglementaires en vigueur, dont celles de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, de la Loi ontarienne sur la santé et la sécurité au travail, et de la Loi ontarienne de 2000 sur les normes d’emploi, ainsi que celles de la Direction des organismes de bienfaisance de l’Agence du revenu du Canada, et de la Commission ontarienne de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail.
Comment postuler :
Les candidats intéressés sont priés de faire parvenir leur curriculum vitae, leurs attentes salariales et une liste de références à :
Andrea Ayotte
Centre de musique canadienne/Canadian Music Centre
20, rue St. Joseph
Toronto (ON) M4Y 1J9
andrea.ayotte@cmccanada.org
DATE LIMITE : le lundi 18 novembre 2019
Nous remercions d’avance tous les candidats qui nous écriront de leur intérêt envers le CMC. Veuillez par contre noter que nous ne contacterons que ceux des candidats retenus pour une entrevue. Pour de plus amples renseignements, visitez notre site Web à l’adresse www.cmccanada.org
